دورة الشراء: من الطلب إلى السداد
دورة الشراء اسمها Procure to Pay (من الطلب إلى السداد). تبدأ لما الشركة تحتاج شي، وتنتهي لما تدفع للمورد:
| طلب الشراء | موظف يطلب داخلياً: «نحتاج 200 كرتون». يمر على اعتماد حسب المبلغ. |
| طلب عروض الأسعار | نسأل أكثر من مورد عن السعر ومدة التوريد. |
| أمر الشراء PO | التزام رسمي للمورد: الصنف، والكمية، والسعر. |
| استلام البضاعة | المستودع يستلم ويعدّ، والمخزون يزيد. |
| فاتورة المورد | المورد يرسل فاتورته، وتتسجل كالتزام على الشركة. |
| السداد | الدفع بعد التحقق، في موعد الاستحقاق. |
المطابقة الثلاثية (3-way match) من أهم أدوات الرقابة: قبل الدفع، النظام يقارن أمر الشراء وإيصال الاستلام وفاتورة المورد. لو طلبنا 100 واستلمنا 90 والفاتورة تقول 100، النظام يوقف الدفع لين يتصحح الفرق. وهذا يمنع الدفع على بضاعة ما وصلت أو بسعر غير المتفق عليه.
انتبهERP يقدر يبدأ الدورة بنفسه: «قاعدة إعادة الطلب» تقول مثلاً: إذا نزل مخزون التمر تحت 50 كرتون، أنشئ طلب شراء بـ 200 تلقائياً. هذا اللي يمنع نفاد المخزون.